Lösung im Fokus

Manchmal scheint es, als hätten viele Menschen die Hemmschwelle verloren, ungefiltert und zu jeder Zeit ihre Meinung über andere Personen und deren Handlungen oder Leistungen zu äußern. Unreflektierte Aussagen können jedoch erheblichen Schaden anrichten, indem sie Konflikte, Kränkungen und Verletzungen verursachen.

Richtiges Feedback geben und empfangen ist eng mit konstruktiver Konfliktlösung verbunden, da beide Prozesse darauf abzielen, Kommunikation zu verbessern, Missverständnisse zu klären und letztlich zu einer besseren Zusammenarbeit oder Lösung von Problemen beizutragen.

1. Feedback geben: Die Kunst der konstruktiven Rückmeldung

Dieses strukturierte Vorgehen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und konstruktive Lösungen zu finden. Hier sind einige Situationen, in denen Feedback angebracht sein kann:

Im beruflichen Umfeld:

• Nach Projekten oder Aufgaben: Nach Abschluss eines Projekts oder einer bestimmten Aufgabe ist es wichtig, Feedback zu geben, um Leistungen zu bewerten und zukünftige Verbesserungen anzustreben.
• Während regelmäßiger Leistungsbesprechungen: Feedback sollte regelmäßig während Leistungsbesprechungen oder Zielsetzungsgesprächen gegeben werden, um Fortschritte zu bewerten und Ziele anzupassen.
• Nach Präsentationen oder Meetings: Nach Präsentationen oder wichtigen Meetings kann Feedback helfen, die Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und Inhalte zu verfeinern.

Im persönlichen Bereich:

• In zwischenmenschlichen Beziehungen: Feedback ist wichtig, um gesunde Beziehungen aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu klären. Dies kann in Partnerschaften, Freundschaften oder Familienbeziehungen relevant sein.
• Bei gemeinsamen Aktivitäten: Beim Zusammenarbeiten oder in Gruppenprojekten ist Feedback hilfreich, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Ergebnisse zu optimieren.

1.1. Einvernehmliches Feedback: Wie Zustimmung vor dem Feedback den Austausch verbessert

Wenn wir jemandem Feedback geben möchten, ist es wichtig, eine Atmosphäre des Respekts und der Offenheit zu schaffen. Manche Menschen können sich durch unerwartetes Feedback überrumpelt oder defensiv fühlen. Indem wir zuerst um Zustimmung bitten, zeigen wir Respekt für die Grenzen und die emotionale Bereitschaft der Person, Feedback zu empfangen.

1. Wählen eines geeigneten Zeitpunktes
   Es sollte darauf geachtet werden, dass der Zeitpunkt passend ist und dass ungestörte Bedingungen herrschen.
2. Signalisieren der Absicht
   Das Gespräch sollte mit einer klaren Aussage darüber beginnen, dass Feedback gegeben werden möchte und gleichzeitig um Erlaubnis gefragt werden.
   Beispiel: „Ich habe einige Gedanken zu [Thema] und würde gerne mein Feedback dazu teilen. Bist du gerade offen dafür?“
3. Respektieren der Antwort
   Wichtig ist, die Antwort zu akzeptieren, egal ob sie zustimmend ist oder nicht. Wenn die Person nicht bereit ist, Feedback zu erhalten, sollte das respektiert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut gefragt werden.

5 Gründe, warum es positiv ist, das Okay für das Geben von Feedback einzuholen:

1. Respekt vor der Autonomie
   Indem wir um Zustimmung bitten, zeigen wir Respekt für die Autonomie und die persönlichen Grenzen der Person, die das Feedback empfangen soll. Wir geben ihr die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob und wann sie bereit ist, Feedback zu hören.
2. Vermeidung von Überraschungen
   Unerwartetes Feedback kann Menschen überraschen und defensiv reagieren lassen. Durch das Einholen der Zustimmung bereiten wir unsere Gegenüber auf das Gespräch vor und schaffen eine offene Atmosphäre für den Austausch.
3. Verbesserung der Akzeptanz des Feedbacks
   Wenn jemand zustimmt, Feedback zu erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Person offen dafür ist, zuzuhören und das Feedback ernst zu nehmen. Dies kann dazu beitragen, dass das Feedback besser angenommen und umgesetzt wird.
4. Förderung offener Kommunikation
   Ein solcher Ansatz fördert eine Kultur offener und respektvoller Kommunikation. Es schafft Raum für einen konstruktiven Dialog, bei dem beide Parteien sich gehört und respektiert fühlen.
5. Berücksichtigung der emotionalen Zustände
   Menschen können in verschiedenen emotionalen Zuständen sein, und das Einholen der Zustimmung gibt ihnen die Möglichkeit den richtigen Zeitpunkt für das Feedback zu wählen, wenn sie am empfänglichsten dafür sind.

„Wir alle brauchen Menschen, die uns Feedback geben.
So verbessern wir uns.“
Bill Gates

1.2. Erfolgreich Feedback geben: Praktische Strategien für jede Situation

Beim Geben von Feedback ist es wichtig, einige grundlegende Regeln zu beachten, um sicherzustellen, dass es konstruktiv, hilfreich und respektvoll ist. Hier sind einige wichtige Regeln:

1. Klarheit: Spezifische und präzise Rückmeldungen
Um erfolgreich Feedback zu geben, ist Klarheit essenziell. Wir sollten unser Feedback klar und präzise formulieren, indem wir uns auf konkrete Beispiele, spezifisches Verhalten oder erbrachte Leistungen beziehen. Dies hilft den EmpfängerInnen, genau zu verstehen, was gemeint ist und wie sie sich verbessern können.

Beispiel: „Ich habe bemerkt, dass du in den letzten Teammeetings oft wertvolle Vorschläge gemacht hast, wie letzte Woche bei der Diskussion über die Verbesserung der Projektplanung.“

2. Verwendung von Ich-Botschaften: Persönliche Beobachtungen teilen
Das Verwenden von Ich-Botschaften ist eine effektive Methode, um Feedback zu geben. Dadurch teilen wir unsere eigenen Gedanken, Gefühle und Beobachtungen, ohne verallgemeinernde Aussagen zu machen oder andere direkt zu kritisieren.

Beispiel: „Ich habe bemerkt, dass ich mich manchmal gestresst fühle, wenn die Projektabgaben sehr kurzfristig angekündigt werden. Ich würde mich wohler fühlen, wenn wir die Deadlines etwas früher kommunizieren könnten.“

3. Positives und Konstruktives Feedback kombinieren
Es ist wichtig, dass wir sowohl positives als auch konstruktives Feedback geben. Indem wir Stärken und Erfolge anerkennen zeigen wir Wertschätzung für das, was gut läuft. Dies stärkt das Selbstvertrauen unseres Gegenübers und macht ihn empfänglicher für Verbesserungsvorschläge.

4. Fokus auf Veränderung, nicht auf Schuld
Das Ziel von Feedback sollte sein, positive Veränderungen zu bewirken. Konzentrieren wir uns auf konkrete Lösungsansätze, die unser Gegenüber unternehmen kann, um die Situation zu verbessern, anstatt Schuld zuzuweisen und zu kritisieren.

5. Geeigneten Zeitpunkt und Ort wählen
Feedback sollte möglichst zeitnah gegeben werden, damit es für die empfangende Person relevant ist. Am besten, wir wähle eine ungestörten Umgebung und achten darauf, dass unser Gegenüber offen für Feedback ist und nicht gerade unter Zeitdruck oder Stress steht. Feedback in emotional aufgeladenen Situationen zu geben, kann zu unproduktiven Diskussionen führen.

Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass du in letzter Zeit oft gestresst wirkst, wenn wir uns treffen. Hast du nach dem nächsten Treffen vielleicht kurz Zeit, um darüber zu sprechen, wie wir unsere Treffen angenehmer gestalten können? Ich denke, es wäre besser, das zu besprechen, wenn wir nicht mitten im Trubel sind.“

6. Ehrlichkeit und Aufrichtigkeit
Wir sollten in unserem Feedback ehrlich und aufrichtig sein, dabei jedoch immer respektvoll und empathisch bleiben. Feedback kann emotional belastend sein, besonders wenn es kritisch ist. Daher ist es wichtig, einfühlsam und respektvoll mit den Gefühlen der empfangenden Personen umzugehen. Zeigen wir Verständnis und Unterstützung, um das Feedback konstruktiv zu gestalten.

Besonders wenn ein Feedback persönliche oder sensible Informationen beinhaltet, ist es wichtig Vertraulichkeit zu wahren. Das bedeutet beispielsweise, das wir keine privaten Informationen weitergeben.

7. Feedback individuell anpassen und Unterstützung anbieten
Wir sollten die individuellen Bedürfnisse und den Entwicklungsstand der Person, der wir Feedback geben, berücksichtigen. Wir könnten fragen, ob die empfangende Person Hilfe benötigt oder ob es Ressourcen gibt, die bei Verbesserungen bzw. Umsetzung helfen können. Somit zeigen wir echtes Interesse an der Weiterentwicklung und berücksichtigen spezifische Umstände und Ziele von Menschen.

Beispiel: „Wir haben bemerkt, dass du dich sehr bemühst, dich in deine neuen Aufgaben einzuarbeiten. Gibt es bestimmte Bereiche, in denen du noch Unterstützung benötigst oder Ressourcen, die dir helfen könnten, dich schneller zurechtzufinden? Wir möchten dir anbieten, dass du jederzeit Fragen stellen kannst, und sind bereit, dir zusätzliche Schulungen oder Hilfsmittel bereitzustellen. Uns ist wichtig, dass du dich gut eingearbeitet fühlst und erfolgreich starten kannst.“

„Es gibt nur einen Weg, um Kritik zu vermeiden:
Nichts tun, nichts sagen, nichts sein.“
Aristoteles

2. Feedback erhalten

Beim erhalten eines Feedbacks gibt es mehrere wichtige Aspekte, die wir berücksichtigen sollten, um das Feedback bestmöglich zu nutzen und konstruktiv darauf zu reagieren:

1. Offenheit und Bereitschaft
Wenn wir offen und bereit für Feedback sind und dies als eine Möglichkeit des Wachstums und der Entwicklung sehen, können wir daraus lernen und uns verbessern.

2. Aktives Zuhören
Indem wir aktiv zuhören, können wir uns darauf konzentrieren, die Perspektive der FeedbackgeberInnen zu verstehen, ohne vorschnell zu reagieren oder zu verteidigen.

3. Klärungsfragen stellen
Bei Unklarheit Klärungsfragen zu stellen zeigt Interesse und hilft dabei, das Feedback besser zu verstehen.

Beispiel: „Kannst du mir ein konkretes Beispiel geben, was du mit ‚mehr Engagement im Team‘ meinst?“

4. Selbstreflexion
Es ist wichtig, dass wir uns Zeit nehmen, um über das erhaltene Feedback nachzudenken und zu überlegen, wie bzw. ob die Anregungen oder Kritikpunkte zutreffen und welche Schritte wir unternehmen können, um uns zu verbessern.

5. Feedback verarbeiten
Manchmal ist es hilfreich, etwas Zeit vergehen zu lassen, bevor wir über das Feedback nachdenken und mögliche Maßnahmen planen.

6. Wertschätzung zeigen
Wenn sich eine Person die Zeit genommen hat, uns ein konstruktives Feedback zu geben, sollten wir Wertschätzung für das erhaltene Feedback zeigen, unabhängig davon, ob es positiv oder konstruktiv-kritisch ist.

Beispiel: „Vielen Dank für dein Feedback. Ich weiß es zu schätzen, dass du dir die Zeit genommen hast, mir Rückmeldung zu geben.“

7. Fragwürdiges Feedback einordnen
Nicht jedes Feedback ist gleich wertvoll oder korrekt. Es ist nicht immer leicht zu unterscheiden, ob das Feedback konstruktiv ist und aus einer wohlwollenden Absicht kommt oder eher persönliche Meinungen oder Vorurteile des Feedbackgebers widerspiegelt.

8. Umsetzung
Wenn das Feedback konstruktiv ist und wir es für relevant halten, können wir konkrete Schritte planen, um es umzusetzen. Dabei ist es hilfreich, sich Ziele zu setzen und daran zu arbeiten, die vorgeschlagenen Verbesserungen zu erreichen.

9. Feedback suchen
Manchmal ist es hilfreich, gegebenenfalls zusätzliches Feedback einzuholen, um ein vollständigeres Bild zu erhalten oder um zu überprüfen, ob Maßnahmen zur Verbesserung wirksam sind.

10. Selbstfürsorge
Schließlich ist es wichtig, dass wir selbstfürsorglich sind und uns nicht zu sehr von Feedback belasten lassen. Konzentrieren wir uns auf unser persönliches Wachstum und betrachten wir Feedback als einen Teil dieses Prozesses.

Insgesamt ist Feedbackgeben eine Fähigkeit, die Übung und Sensibilität erfordert. Durch konstruktives und wohlwollendes Feedback können Beziehungen gestärkt, Leistungen verbessert und persönliche Entwicklung gefördert werden.